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USA: amtliche Briefe und ihre Bedeutung
Die Briefe, die eine Behörde aus den USA wirklich verschickt — was jeder bedeutet, welche Frist läuft und was passiert, wenn Sie ihn ignorieren.
Steuern
- LT11 / Letter 1058 — Final Notice of Intent to Levy and Notice of Your Right to a HearingLT11 und Letter 1058 sind die letzte Warnung der IRS, bevor sie Vermögen für unbezahlte Steuern pfändet. Das Schreiben startet eine einmalige 30-Tage-Frist für den Antrag auf eine Collection Due Process (CDP) hearing — die eine Pfändung aussetzt und den Weg zum Tax Court offenhält.
- Notice CP504 — Notice of Intent to Levy (Intent to seize your assets and notice of your right to a hearing)Notice CP504 ist ein verschärftes Mahnschreiben nach Internal Revenue Code section 6331(d). Die IRS kündigt an, Ihre Steuererstattung des Bundesstaats einzubehalten. Lohn und Bankkonten sind in diesem Stadium noch nicht betroffen — dafür braucht es ein weiteres Schreiben mit Anhörungsrechten.
- Notice CP2000 — Proposed Changes to Your Tax ReturnNotice CP2000 kommt, wenn Einkommensdaten von Arbeitgebern, Banken oder Brokern nicht zu Ihrer Steuererklärung passen. Die IRS schlägt Änderungen vor — meist eine Nachzahlung —, aber der Brief ist keine Rechnung und keine Steuerprüfung. Erwartet wird eine Antwort: Zustimmung oder Widerspruch.
- Notice CP14 — Balance DueNotice CP14 ist die erste Rechnung, die die IRS verschickt, wenn nach ihren Unterlagen Bundessteuern offen sind. Sie steht am Anfang der Mahnfolge der IRS — eine Pfändung ist in diesem Stadium noch kein Thema.
- Notice CP90 — Final Notice, Notice of Intent to Levy and Notice of Your Right to a Collection Due Process HearingNotice CP90 ist ein letztes Schreiben, in der Wirkung gleich mit LT11/Letter 1058: Die IRS kündigt an, bestimmtes Vermögen für unbezahlte Steuern zu pfänden, und weist auf das Recht auf eine Collection Due Process hearing hin. Die 30-Tage-Frist, die es eröffnet, ist der wichtigste Schutz.
- Notice CP503 — Second Reminder, Balance DueNotice CP503 ist eine weitere Erinnerung in der Mahnfolge der IRS: Auf einem Steuerkonto ist noch ein Betrag offen, und die Behörde hat keine Rückmeldung erhalten. Sie geht den Schreiben mit Pfändungsandrohung voraus.
- Notice CP59 — First Notice of an Unfiled Tax Return (We have no record that you filed your prior year personal tax return)Notice CP59 kommt, wenn die IRS keinen Nachweis hat, dass Sie für ein früheres Jahr eine persönliche Steuererklärung eingereicht haben — obwohl sie davon ausgeht, dass Sie dazu verpflichtet waren. Der Brief bittet, die Erklärung sofort einzureichen oder zu erklären, warum keine nötig ist.
- Notice CP75 — Exam Initial Contact Letter, EIC Refund Hold (We're auditing your tax return)Notice CP75 ist ein schriftliches Prüfschreiben (correspondence audit): Die IRS verlangt Belege für den Earned Income Credit (EIC), den Sie beansprucht haben. Solange die Prüfung läuft, hält sie die entsprechenden Teile Ihrer Erstattung zurück. Ohne Belege werden die Gutschriften gestrichen.
- Notice CP501 — Reminder, Balance DueNotice CP501 erinnert daran, dass auf einem Ihrer Steuerkonten bei der IRS noch ein Betrag offen ist. Sie ist ein früher Schritt in der Mahnfolge — und weist bereits darauf hin, dass ein Steuerpfandrecht (federal tax lien) eingetragen werden kann.
- Notice CP523 — Intent to Terminate Your Installment AgreementNotice CP523 kommt, wenn eine Ratenzahlungsvereinbarung (installment agreement) mit der IRS nicht eingehalten wurde — etwa weil eine Monatsrate fehlt oder eine Steuererklärung nicht eingereicht wurde. Die IRS kündigt an, die Vereinbarung zu beenden und Vermögen zu pfänden. Innerhalb von 30 Tagen lässt sich die Vereinbarung laut IRS meist noch retten.
- Notice CP3219A — Statutory Notice of Deficiency (Increase in tax and notice of your right to challenge)Notice CP3219A ist eine förmliche Feststellung der IRS, dass Sie nach ihrer Auffassung mehr Steuern schulden — meist nach einer ungeklärten CP2000 oder CP2501. Sie ist keine Rechnung. Sie öffnet das einzige Fenster, die Steuer vor dem U.S. Tax Court anzufechten, bevor sie festgesetzt wird. Die Frist kann die IRS nicht verlängern.
- Notice CP11 — Math Error on Return, Balance Due (Changes to your tax return)Notice CP11 kommt, wenn die IRS einen oder mehrere Fehler in Ihrer Steuererklärung im Rahmen ihrer „math error“-Befugnis korrigiert hat und Sie dadurch Geld schulden. Die Korrektur gilt automatisch. Für einen Widerspruch ohne vorherige Zahlung gibt es eine strikte Frist von 60 Tagen.
- Letter 5071C — Potential Identity Theft: Verify Your Identity and Tax ReturnLetter 5071C kommt, wenn bei der IRS eine Steuererklärung mit Ihrem Namen, Ihrer SSN oder ITIN eingegangen ist und die Behörde vor der Bearbeitung sicherstellen will, dass Sie sie eingereicht haben. Es ist ein Betrugsfilter, kein Vorwurf — aber Erklärung und Erstattung sind bis zur Bestätigung eingefroren.
- Letter 4883C — Potential Identity Theft: Verify Your Identity (phone verification)Letter 4883C bedeutet wie der 5071C: Bei der IRS ist eine Steuererklärung der Form-1040-Reihe unter Ihrer SSN oder ITIN eingegangen, und die Behörde muss Ihre Identität bestätigen, bevor sie sie bearbeitet. Beim 4883C geht das nur telefonisch. Erklärung und Erstattung sind bis dahin angehalten.
- Notice CP161 — Unpaid Balance, Request for Payment or Notice of Unpaid Balance (business)Notice CP161 ist das Gegenstück zur Steuerrechnung für Unternehmen: Nach den Unterlagen der IRS hat Ihr Unternehmen — oder Sie selbst bei Unternehmenssteuern wie Lohn- oder Verbrauchsteuern — einen offenen Betrag. Das Schreiben erklärt die Berechnung und bittet um Zahlung bis zu einem Datum.
- Notice CP71C — Annual Reminder of Balance Due (Amount due: annual reminder notice)Notice CP71C ist eine jährliche Aufstellung, die die IRS verschicken muss, solange eine alte Steuerschuld offen ist. Sie nennt den aktuellen Betrag — mit einem weiteren Jahr Zinsen und Zuschlägen — und erinnert daran, dass die Schuld weiter besteht, auch wenn es lange ruhig war.
- Form 668-W — Notice of Levy on Wages, Salary and Other IncomeForm 668-W ist das Dokument, mit dem die IRS Ihrem Arbeitgeber aufträgt, einen Teil Ihres Lohns für unbezahlte Steuern abzuführen. Es ist das Ende der Mahnfolge, nachdem das letzte Pfändungsschreiben unbeantwortet blieb. Die Pfändung läuft mit jeder Gehaltszahlung weiter, bis die Schuld bezahlt, eine andere Regelung getroffen oder die Pfändung aufgehoben ist.
- Notice CP2501 — Your Tax Return Doesn't Match the Information We Have on FileNotice CP2501 ist ein erstes Anschreiben, wenn Angaben in Ihrer Steuererklärung nicht zu den Meldungen von Arbeitgebern, Banken oder anderen Dritten passen. Anders als die CP2000 schlägt sie noch keine konkrete Steueränderung vor — sie bittet um eine Erklärung. Keine Rechnung, keine Prüfung, aber eine Antwort ist erforderlich.
- Notice CP12 — Math Error on Return, Overpayment (Changes to your tax return — refund amount changed)Notice CP12 kommt, wenn die IRS einen oder mehrere Fehler in Ihrer Steuererklärung korrigiert hat und sich dadurch Ihre Erstattung ändert — ein anderer Betrag als erwartet, oder eine Erstattung statt einer Nachzahlung. Bei Zustimmung ist nichts zu tun. Bei Widerspruch gilt eine Frist von 60 Tagen.
- Notice CP49 — Overpayment Applied to Taxes Owed (We used your refund to pay a tax debt)Notice CP49 ist eine nachträgliche Mitteilung: Die IRS hat die Erstattung, die Sie erwartet haben, ganz oder teilweise für eine offene Bundessteuerschuld aus einem anderen Jahr verwendet. Der Brief informiert über etwas, das bereits geschehen ist.
Inkasso
Gericht
Sozialversicherung
Sonstiges
- Notice of Decision — Denial (Form I-797)Die Entscheidung, die Ihren Antrag ablehnt, setzt zugleich eine kurze Frist, in der ein Rechtsbehelf oder Antrag eingereicht werden kann. Sie beginnt nicht neu, und was verspätet eingeht, muss zurückgewiesen werden.
- Request for Evidence (Form I-797E, Notice of Action)Ihr Verfahren läuft noch. USCIS hält die Akte für unvollständig und hat ein Datum abgedruckt, bis zu dem das Fehlende eingehen muss. Das ist keine Ablehnung, sondern die eine Gelegenheit, die Akte zu vervollständigen.
- Notice of Intent to DenyDas wiegt schwerer als eine Nachforderung von Unterlagen. USCIS ist zu einem negativen Ergebnis gekommen, nennt Ihnen, worauf es sich stützt, und gibt eine kurze, abgedruckte Frist zur Antwort vor der Entscheidung.
- Notice of Seizure and Information for ClaimantsDer Zoll hat etwas weggenommen und will es behalten. Das Schreiben führt die Wege auf, darauf zu reagieren, und druckt für jeden ein eigenes Datum ab. Von selbst geschieht nichts, und Untätigkeit lässt die Einziehung zu Ende gehen.